Най-доброто ръководство за избор на правилната онлайн стая с данни за вашия бизнес
Универсалният бизнес подход за всички вече е остарял, тъй като съвременните предприятия преминават към по-специализирани услуги. Същото важи и за доставчиците на стаи за виртуални данни. Отминаха онези дни, когато виртуалните стаи с данни бяха използвани само за сливания и придобивания. Бизнесът вече използва софтуер за стаи с данни за IPO, набиране на средства, групово финансиране или сделки с недвижими имоти. И глобалната електронна стая за данни се очаква да достигне $5,497 милиона до 2030 г .
Имайки това предвид, доставчиците на стаи за данни предлагат по-персонализирани услуги за различни индустрии и процеси. По този начин е много възможно една виртуална стая с данни за IPO да не е достатъчно добра за недвижими имоти. Освен това типът услуги за стаи за данни също варира в зависимост от размера на бизнеса.
Как да разберете дали стаята с данни е подходяща за вашия бизнес? Или как да изберете виртуална стая с данни, от която се нуждае вашият бизнес?
Следвайте тези три прости стъпки, когато избирате подходящия софтуер за онлайн стая с данни за вашата компания.
Съдържание
- 1. Определете защо имате нужда от софтуер за стая с данни
- 2. Изберете функциите, от които се нуждаете
- 3. Направете проучване на доставчиците на стаи за виртуални данни
- Последни думи
1. Определете защо имате нужда от софтуер за стая с данни
Виртуалните стаи с данни са по същество хранилища на цифрови документи, хоствани от сертифицирани доставчици на стаи с данни. Бизнесът и публичните институции използват стаи с данни за онлайн споделяне на данни, дигитално сътрудничество и управление на проекти. Ето защо, преди да изберете услуги за стаи за данни, е важно да отговорите на няколко въпроса, като например:
- За какво ви трябва VDR? Имате ли нужда от него за еднократен проект или искате да го включите във вашите системи за постоянно?
- Как една стая с данни ще ви помогне да постигнете организационните си цели? Ще направи ли операциите по-ефективни?
- Колко можете да похарчите за стаята с данни? Ще ви помогне ли да намалите други разходи, като разходи за хартия или печат?
- Какви функции трябва да предлага стая за данни? Колко място за съхранение на стая за данни имате нужда?
- Кой ще използва технологията? Вашите служители удобно ли използват новите технологии?
2. Изберете функциите, от които се нуждаете
Идентификацията на нуждата и настройката на бюджета са важни стъпки, тъй като те ще ви помогнат да прецените какъв тип функции и услуги можете да си позволите. Например, ако имате нужда от стая за данни, за да улесните комуникацията между членовете на борда, важно е да имате инструменти за управление на срещи в допълнение към услугите за управление на данни.
Въпреки това, някои функции са задължителни и те трябва да бъдат във вашия VDR, независимо как възнамерявате да го използвате. Ето някои аспекти, които трябва да търсите.
Сигурност на стаята за данни
Сигурността е най-важният аспект на технологията за стаи с данни. Всеки един купувач използва технологията за стаи с данни предимно заради функциите й за защита на данните.
Затова се уверете, че вашият VDR има поне основни функции за сигурност като проверка в две стъпки, контрол на достъпа до устройството, контрол на достъпа до документи, цифрови водни знаци, 256-битово SSL криптиране на данни и режим само за преглед.
Някои от най-добрите стаи с данни по отношение на сигурността включват iDeals, FimrRoom, Firmex и Datasite. Можете да прочетете повече за тези стаи с данни на datarooms-review.com — надеждна платформа с подробни и безпристрастни прегледи на най-популярните доставчици на стаи за данни.
Сертификати
Доставчиците на стаи за данни трябва да спазват стандартите, определени от различни глобални и регионални регулаторни органи. Например глобалните органи включват ISO и GDPR, докато FINRA , HIPAA и FISMA са регионални регулаторни органи.
Лекота на използване
Стаите с данни обикновено се използват за обработка на големи части от данни. Наличието на функции като групови качвания, плъзгане и пускане или редактор на файлове е важно за споделяне или съхраняване на големи количества информация.
3. Направете проучване на доставчиците на стаи за виртуални данни
Когато сравнявате стаи с виртуални данни, е силно препоръчително да направите някои проучвания и на доставчиците. Започнете със сертификатите, споменати по-горе, и вижте дали отговарят на разпоредбите, определени от вашия регулаторен орган. Например HIPAA регулира практиките за управление на данни в сектора на здравеопазването в САЩ.
Ето някои други важни неща, които трябва да имате предвид.
Подходящ опит в индустрията
Както бе споменато в началото, доставчиците на стаи за данни днес предлагат персонализирани услуги за различни бизнеси и индустрии.
Опитът в индустрията е от решаващо значение, тъй като помага на доставчиците да оценят специфичните за индустрията предизвикателства по по-добър начин. Освен това стаите с данни за нестопански организации са различни от тези, използвани от публични институции или търговски организации.
Дигитално присъствие
Съвременните потребители смятат цифровото присъствие за жизненоважен фактор за изграждане на доверие. Можете ли да си представите виртуална стая с данни без цифрово присъствие? Освен официален уебсайт, можете да търсите профили на компании в професионални платформи като LinkedIn.
Нещо повече, можете да разширите проучването си до известни световни платформи за преглед на софтуер като Capterra, TrustRadius, G2 и Software Advice. Незначителното цифрово присъствие е червен флаг.
Поддръжка на клиенти
Услугата за поддръжка на клиенти е един от определящите фактори при избора на доставчик. От инсталиране в стая с данни до обучение до отстраняване на неизправности, само опитната и отзивчива клиентска поддръжка може да улесни нещата за вас. Една добра стая с данни с изключителна поддръжка на клиенти е по-добра от изключителна стая с данни с обикновена поддръжка на клиенти.
И накрая, не забравяйте да използвате безплатния си пробен период, който почти всеки продавач на стаи за данни от висок клас предлага.
Последни думи
Процесът на избор на стая за данни не трябва да се приема леко. Погрешното решение не само губи време и ресурси, но може да доведе до пробиви или изтичане на данни и по този начин да застраши цялостното благосъстояние на вашия бизнес. Горепосочените стъпки са силно препоръчителни съвети при избора на софтуер за стая с данни за вашия бизнес.
Дял: